Da radę oznaczyć w RKW dostarczane przesyłki przez gońca jako “doręczone”?
Obecnie można tylko zaznaczyć, że przesyłka nie została doręczona i z jakiego powodu, a nie można wprowadzić do systemu, kto i kiedy odebrał przesyłkę.
Dzień dobry,
kancelaria obsługując korespondencję typu goniec generuje Wydruk listy adresatów, do których zastała zarejestrowana korespondencja typu goniec. W tym momencie (po kliknięciu przycisku Generuj) przesyłki zostają oznaczone jako wysłane. System utworzy zestawienie zbiorcze korespondencji goniec, na którym adresat pod odbiorze korespondencji od gońca składa pokwitowanie odbioru (data i podpis). Takie zestawienie możemy zeskanować i dołączyć do systemu.
Dzień dobry,
Jeżeli w dniu kiedy zostało wygenerowane zestawienie dla gońca , przesyłka nie zostanie pomyślnie dostarczona bo np. nikogo nie było pod wskazanym adresem to z tym samym zestawieniem można udać się w inny dzień do odbiorcy? I jak odbierze to wtedy zeskanować i dołączyć do akt sprawy ?
Pozdrawiam,
Magdalena
Dzień dobry,
tak można udać się w kolejny dzień z tym samym zestawieniem.
Mogę prosić o rozwinięcie myśli dot. skanowania potwierdzenia kto to potwierdzenie odbioru skanuje i dodaje do systemu? Kancelaria czy pracownik? Niestety nie widzę opcji żeby to potwierdzenie odbioru dla funkcji wysiłki goniec zeskanować przez kancelarie i dołączyć do składu ZPO a to było by mocno pomocne dla spraw prowadzonych elektronicznie. Na obecna chwilę widzę ze jest możliwość skanowania przez pracownika i dodanie potwierdzenia do składu pism wewnętrznych.
Kiedy kancelaria obsługuję wysyłkę typu goniec, to po wydrukowaniu listy adresatów, do których ma być dostarczona korespondencja, automatycznie w naszych aktach sprawy mamy informację, że nasza wysyłka została wysłana. Jeżeli z jakiegoś powodu korespondencja nie została dostarczona to kancelaria poprzez potwierdzania i zwroty zaznacza z jakiego powodu przesyłka została zwrócona. Wtedy w Aktach sprawy pojawia się informacja w zakładce wysyłki o zwrocie. Jeżeli nie ma informacji o zwrocie to znaczy, że przesyłka została doręczona (dnia, w który została oznaczona jako wysłana).
Jeśli zdarzy się taka sytuacja, że w dzień w którym została wygenerowana (wysłana) korespondencja dla gońca, goniec nie zdąży dostarczyć wszystkich listów to zwraca je jako niedoręczone danego dnia. Wtedy będziemy musieli ponownie zarejestrować wysyłkę.
Jeśli przyjmiecie zasadę, że goniec dostarcza przesyłkę następnego dnia (bo pierwszego dnia z pewnych przyczyn nie zdążył) to data odbioru listu prze adresata będzie się różniła od daty wysyłki. (podkreślam, że to są Wasze wewnętrzne ustalenia).
Jeśli chodzi o skan. Skan może wykonać nam kancelaria i rozesłać do pracowników, którzy wygenerowali korespondencję. Pracownik merytoryczny taki skan może dołączyć do akt sprawy. Może też napisać notatkę, że korespondencja została dostarczona przez gońca danego dnia.
Należy też zwrócić uwagę jaką przesyłkę wysyłamy gońcem. Jeżeli przesyłka wymaga potwierdzenia odbioru, to lepiej taki list wysłać poleconym z ZPO.