EZD RP – bezpłatny system do elektronicznego zarządzania dokumentacją, jest nieustannie rozwijany. Wprowadzane zmiany wynikają ze zgłaszanych potrzeb użytkowników oraz zmieniającego się otoczenia prawnego. Prezentujemy listę nowości i zmian, które zostaną wypracowane w drugim kwartale 2024 roku.
-
Wprowadzenie możliwości ograniczenia widoczności wybranych kontaktów w module Baza kontaktów. Przy każdym użytkowniku, z wyjątkiem prowadzącego sprawę, pojawi się ikona umożliwiająca odebranie dostępu. W historii adresata pojawią się wpisy o nadaniu oraz odbiorze dostępu do jego danych.
-
Rozwój modułu Zadania o dodatkowe funkcje umożliwiające kompleksową obsługę różnych typów zadań występujących w systemie oraz migrację starych zadań do nowych.
-
Rozszerzenie listy typów kontaktów ePUAP. Obecnie w module Baza kontaktów istnieją dwa typy kontaktów: Podmiot/Instytucja oraz Osoba fizyczna. Docelowo dostępne będą cztery typy kontaktów zgodnych z ePUAP: Podmiot publiczny, Instytucja, Firma oraz Osoba fizyczna.
-
Rozwój funkcji dostępnej dla wszystkich użytkowników EZD RP, którzy chcą nałożyć ochronę na dokumenty w aktach sprawy oraz dokumenty, które nie zostały dodane do spraw. Rozwiązanie umożliwi stosowanie ochrony dla konkretnych dokumentów, ograniczanie dostępu do dokumentów podlegających szczególnej ochronie oraz automatyczne zdejmowanie ochrony po ich archiwizacji.
-
Rozwój narzędzi pozwalających na intuicyjne budowanie pojedynczego procesu lub powiązanych ze sobą procesów według standardu BPMN oraz budowanie zaawansowanych formularzy wraz z możliwością walidowania poprawności dowolnych pól na zdefiniowanych warunkach.
-
Stworzenie procesu automatyzacji, który będzie odpowiedzialny za aktualizację danych po wystąpieniu zmian w systemie. Głównym celem jest zapewnienie, aby takie aktualizacje, jak zmiana statusów zadań czy metadanych, były odzwierciedlone w czasie rzeczywistym lub w możliwie najkrótszym czasie po ich dokonaniu.
-
Rozwój aplikacji NASK Desk w celu integracji z edytorem szablonów oraz przygotowanie do pracy z wydrukami w aplikacji. Wprowadzona zostanie także możliwości korzystania z aplikacji NASK Desk na urządzeniach z systemem MacOS.
-
Wprowadzenie możliwości podpisywania dokumentów bez konieczności korzystania z karty kryptograficznej lub czytnika. Funkcja umożliwi składanie podpisów na dokumencie za pomocą urządzeń mobilnych (smartfony, tablety) oraz na komputerze. Z perspektywy użytkownika, zamiast fizycznego urządzenia podłączanego do komputera, dostępna będzie aplikacja dostawcy podpisu na urządzeniu mobilnym. Po wprowadzeniu kodu z aplikacji do EZD RP, możliwe będzie złożenie podpisu w zadaniach, aktach sprawy oraz pismach.
-
Dodanie nowej funkcji umożliwiającej nanoszenie kodu kreskowego na etykiecie kartonu w składzie chronologicznym oraz pola do sczytywania kodu kreskowego kartonu. Po zeskanowaniu kodu kreskowego użytkownik, będzie miał możliwość szybkiego wyszukania kartonu w systemie, przeglądania listy dokumentów przypisanych do danego kartonu lub filtrowania dokumentów. Zmiany ułatwią zarządzanie dokumentacją.
-
Wprowadzenie opcji wyboru wszystkich pracowników danej komórki organizacyjnej po zaznaczeniu pola wyboru przy nazwie danej komórki (tzw. masowy odbiorca w obiegu wewnętrznym). Funkcja będzie dostępna podczas wystawiania zadań z poziomu:
-
Biurko > W toku > Sprawy > Szczegóły (zakładka „Udostępnij do realizacji” – opcja „Tworzenie zadania udostępnienia do realizacji” – odbiorca „Wybierz”);
-
Sprawy > Szczegóły (zakładka „Udostępnienie” – opcja „Tworzenie zadania udostępnienia do wiadomości” – odbiorca „Wybierz”).
Dodatkowo przy wyborze komórki nadrzędnej wszyscy pracownicy komórek podrzędnych zostaną uwzględnieni jako odbiorcy zadania. Ta funkcja będzie zbieżna z funkcją tworzenia grup dystrybucyjnych. Podczas tworzenia list dystrybucyjnych, możliwe będzie wskazanie większej liczby niż 20 odbiorców, co zaspokoi potrzeby większych organizacji. W przypadku zadań Do dekretacji oraz braku wskazanej osoby odpowiedzialnej za procedowanie zadania, funkcja ta nie będzie dostępna. -
Umożliwienie dodania faktycznej daty odbioru osobistego do akt sprawy oraz rejestru korespondencji wychodzącej. Obecnie data wysłania automatycznie jest uznawana za datę odbioru osobistego, co nie zawsze jest zgodne z rzeczywistością.
Więcej informacji dotyczących EZD RP można znaleźć na stronach:
- portal EZD RP,
- podręcznik użytkownika EZD RP,
- filmy szkoleniowe i instruktażowe,
- e-learning EZD RP,
- wersja demonstracyjna EZD RP
Zapraszamy!
Zespół EZD RP