Wydanie dokumentu z kancelarii ,,za podpisem"

Pytanie chyba bardziej do użytkowników będących pracownikami kancelarii :wink: Są sytuacje albo typ korespondencji której odbiór z kancelarii pracownik odbierający musi potwierdzić podpisem. Przypuszczam że w wielu jednostkach jest to praktykowane. Czy EZD RP daje jakieś rozwiązanie tzn. może jest jakiś raport dla pism które chcemy w ten sposób wydać z kancelarii? Tylko w momencie rejestracji nie ma też jakiegoś dedykowanego temu checboxa żeby go zaznaczyć. Fakt faktem w EZD PUW też tego nie było, ale rejestrując taki dokument w uwagach dopisywaliśmy ,za podpisem" i później generowaliśmy odpowiedni raport na podstawie tego dopisku. Jak to wygląda w Waszych jednostkach? Czy pracując w EZD RP znaleźliście na to jakiś sposób aby wydać pracownikowi z kancelarii dokument ,za podpisem"?

Dzień dobry,

najwygodniej jest generować “Potwierdzenie przyjęcia przesyłki” podczas jej rejestracji. W module “Kancelaria” podczas wypełniania formatki “Metadanych” pojawia się atak opcja (jako ostatnia sekcja formularza).
Nie musicie Państwo robić żadnego ksera czy wydawać poświadczenia osobie skłądajacej pismo na kancelarię :slight_smile:

Miłego dnia.
Tomasz Skwarka

Dziękuję za wskazówkę Panie @tskwarka jednak nie do końca o to chodzi tzn. zabieg o którym Pan pisze generuje nam ,Potwierdzenie przyjęcia" gdzie na końcu wydruku podpis składa osoba wydająca potwierdzenie czyli w domyśle pracownik kancelarii który dokument przyjął i zarejestrował. Ja z kolei mam na myśli sytuację odmienną czyli pracownik kancelarii ma wydać pracownikowi danej komórki w swojej instytucji zarejestrowany dokument i to ten pracownik ma poświadczyć swoim podpisem, że dokument z kancelarii odebrał.

Dzień dobry,

dziękuję za wyjaśnienie.
Wprowadzając system EZD RP co do zasady rezygnuje się z prowadzenia wewnętrznych ewidencji obiegu dokumentów w Podmiocie czyli nie stosuje się już kwitariuszy (choćby przysłowiowych zeszytów w kratkę), w których pracownicy poświadczają, że odebrali z Kancelarii (punktu podawczego) dokument papierowy zarejestrowany.

Musicie Państwo sobie zaufać i śledzić obieg dokumentów w module “Monitorowanie” (koszulkę/przestrzeń + fizyczną przesyłkę z nią związaną).

W “Instrukcji kancelaryjnej” powinniście mieć Państwo zapisane, że co się robi niezwłocznie po zarejestrowaniu przesyłki wpływającej np. jest wydawana do komórki albo zatrzymywana w Składzie chronologicznym. Wszystko zależy od tego jaka kultura organizacyjna panuje w Podmiocie.

P.S. Jeżeli jednak sobie nie ufacie lub w Podmiocie “gubią się pisma” (nie ma innego wyjścia :wink: ) - to wtedy można stosować dzienniki ewidencyjne. One podlegają archiwizacji jako "Środki do ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji).

Miłego dnia.
Tomasz Skwarka

A nie można tych pism rejterować w składzie chronologicznym tak aby pracownik sobie je zamawiał do wyrejestrowania? Wtedy będzie ślad kto i kiedy dane pismo odebrał.