# Sprawy dotyczące ochrony danych osobowych w EZD **URL:** \ **Category:** Użytkowanie i praca w systemie\ **Created:** [26 Marzec 2025 12:07 UTC](https://forum.ezdrp.gov.pl/t/sprawy-dotyczace-ochrony-danych-osobowych-w-ezd/2381 "2025-03-26T12:07:52Z")\ **Posts on this page:** 4\ **Page:** 1
**Autor:** ![Katarzyna2](https://avatars.discourse-cdn.com/v4/letter/k/4bbf92/32.png) [@Katarzyna2](https://forum.ezdrp.gov.pl/u/Katarzyna2)\ **Data wpisu:** [26 Marzec 2025 12:07 UTC](https://forum.ezdrp.gov.pl/t/sprawy-dotyczace-ochrony-danych-osobowych-w-ezd/2381/1 "2025-03-26T12:07:53Z")
Jak rozwiązujecie sytuacje w której błędnie skierowane pismo do waszej jednostki ląduje w EZD? Wedle przepisów przesyłka powinna być przechowywana przez Administratora danych osobowych do końca roku kalendarzowego w którym wpłynęła. ---
**Autor:** ![Sebastian](https://avatars.discourse-cdn.com/v4/letter/s/4da419/32.png) [@Sebastian](https://forum.ezdrp.gov.pl/u/Sebastian)\ **Data wpisu:** [26 Marzec 2025 18:43 UTC](https://forum.ezdrp.gov.pl/t/sprawy-dotyczace-ochrony-danych-osobowych-w-ezd/2381/2 "2025-03-26T18:43:33Z")
Katarzyno, czy możesz napisać o jakich przepisach mowa. Jak rozumiem ta przesyłka została zarejestrowana w systemie EZD jako pismo wpływające, bo został przegapiony fakt, że de facto była kierowana do innego podmiotu. Czy oprócz dekretacji były wykonywane jakieś czynności na tym piśmie- np. założona sprawa? ---
**Autor:** ![Katarzyna2](https://avatars.discourse-cdn.com/v4/letter/k/4bbf92/32.png) [@Katarzyna2](https://forum.ezdrp.gov.pl/u/Katarzyna2)\ **Data wpisu:** [31 Marzec 2025 08:38 UTC](https://forum.ezdrp.gov.pl/t/sprawy-dotyczace-ochrony-danych-osobowych-w-ezd/2381/3 "2025-03-31T08:38:53Z")
Art. 5 rozporządzenia stanowi zasady przetwarzania danych. Zgodnie z jego zapisami przetwarzanie musi być m.in. - zgodne z prawem (administrator musi umieć wskazać podstawy prawne dla przetwarzania danych osobowych) - przejrzyste (osoba, której dane dotyczą powinny w sposób najbardziej czytelny i prosty, otrzymywać informacje o przetwarzaniu ich danych: podstawy, cel, czas przechowywania jej danych) - ograniczone czasowo (administrator danych musi umieć wskazać termin przetwarzania. Musi wskazać podstawy/przyczyny dla wskazanego przez siebie konkretnego terminu) - ograniczone przedmiotowo (minimalizacja danych: pozyskiwać tylko to, co jest koniecznie do realizacji celów administratora) - rozliczalne (administrator danych musi umieć wykazać przestrzeganie powyższych zasad). Art. 6 RODO stanowi podstawy, które czynią przetwarzanie danych zgodne z prawem: Jest to : - przepis prawny - zgoda osoby, której dane dotyczą - umowa z osobą, której dane dotyczą - sytuacja, kiedy ratujemy życie osoby, której dane dotyczą - jako podmiot niepubliczny realizujemy jakiś publiczny cel, - mamy uzasadniony interes, który usprawiedliwia przetwarzanie danych osobowych. Art.13 i art. 14 RODO konkretyzują zasadę przejrzystości, podając katalog informacji, jakie administrator danych powinien przekazać osobie, której dane dotyczą, w przypadku, kiedy wchodzi w posiadanie jej danych. W zakres takiej informacji wchodzą m.in.: - tożsamość administratora i jego dane kontaktowe - dane kontaktowe inspektora ochrony danych; - podstawę prawną i cele przetwarzania, do których mają posłużyć dane osobowe, d) kategorie odnośnych danych osobowych; - skąd pozyskaliśmy dane, - informacje o odbiorcach danych osobowych, jeśli dotyczy; - okres przechowywania, - informacje o prawach osoby, której dane dotyczą, w stosunku do jej danych, które posiadamy. Casus PPIS jest administratorem danych, czyli zarządcą danych osobowych osób, które z różnych przyczyn wchodzą w relacje z administratorem. Jednak zawsze trzeba umieć wskazać przyczynę, których katalog stanowi art. 6 RODO. Dla PPIS jako organu administracji państwowej, podstawą przetwarzania jest obowiązek, mający swoje źródło w przepisach prawa. Jest podmiotem publicznych, realizującym zadania publiczne. Poza ustawą kompetencyjną i przepisami prawa materialnego, postępowanie z dokumentacją reguluje Kodeks postępowania administracyjnego. Art. 65 Kpa wskazuje tok postępowania z dokumentacją „nie naszej” sprawy, Jak powinno wyglądać przetwarzanie danych osobowych, w posiadanie których weszliśmy przez przypadek/na wypadek pomyłki podmiotu trzeciego? Jako, że nie znajdujemy podstaw z art. 6 RODO, zatem logicznym jest, że takie bezpodstawne przetwarzanie powinno być ograniczone czasowo. Nie jesteśmy bowiem w stanie – realizując zasadę przejrzystości – wykazać jakiegoś terminu: pół roku, rok, dwa lata. Nie mamy podstaw prawnych, zatem nie wskażemy celu. Nic nie usprawiedliwia gromadzenie danych osobowych dla sprawy bezcelowej. Faktem jest wejście w posiadanie danych, zaistnienie ich w zasobach elektronicznych jednostki. Ponadto przekazując sprawę podmiotowi właściwemu rzeczowo, należy poinformować osobę, której dane dotyczą: 1. o losie jego sprawy (fakt otrzymania jej omyłkowo i przekazania podmiotowi właściwemu) 2. o losie jej danych. Problem Kancelaria przyjmuje pisma, sprowadzając je (papierowe) do postaci elektronicznej, po czym przekazują do dekretacji na biurko dyrektora. Postępowanie to jest właściwe, zgodne z kompetencjami pracowników Kancelarii. Badanie właściwości (rzeczowej i miejscowej) odbywa się na biurkach bądź Dyrektora, bądź pracownika komórki merytorycznej. Tam pada decyzja o odesłaniu sprawy ‘podmiotu trzeciego’. O ile sprawa jest jasna, oczywista i prosta w wykonaniu, jeśli idzie o realizację przepisów Kpa, o tyle RODO generuje pytanie: jak PPIS ma realizować obowiązek informacyjny w sposób przejrzysty i rzetelny? Brak informacji m.in. o granicznym terminie przetwarzania, czyli ten obowiązek nierzetelnym. Warto podkreślić, że za informacją o terminie przetwarzania, powinny iść działania tj. usunięcie danych osobowych. ---
**Autor:** ![Elzbieta2](https://avatars.discourse-cdn.com/v4/letter/e/e8c25b/32.png) [@Elzbieta2](https://forum.ezdrp.gov.pl/u/Elzbieta2)\ **Data wpisu:** [27 Maj 2026 05:57 UTC](https://forum.ezdrp.gov.pl/t/sprawy-dotyczace-ochrony-danych-osobowych-w-ezd/2381/4 "2026-05-27T05:57:44Z")
Taką przesyłkę nalezy zwrócić do nadawcy z odpowiednią adnotacją. Nie może pozostać u JODy , bo niby czemu miałoby to służyć. JODA nie ma prawa przechowywać korespondnecji a tylko zgłosić incydent