Mam pytanie. Jak podejśc do tematu: przychodzi do kancelarii pismo papierowe (list polecony) dot. sprawy prowadzonej papierowo. Jaki sposób odzworowania przyjąć: brak odwzorowania, bo pismo trafia w oryginale do osoby prowadzącej, czy, np.pełne odwzorowanie ,a osoba, do której trafi oryginał- kończy zadanie, jako prowadzone poza EZD?
W praktyce przyjmujemy zasadę pełnego odwzorowania korespondencji papierowej w EZD RP – o ile pozwala na to format i stan dokumentu (możliwość skanowania). Przesyłka po rejestracji trafia do dekretacji, a następnie do pracownika merytorycznego.
To pracownik merytoryczny ocenia, czy pismo dotyczy już prowadzonej sprawy, czy wymaga założenia nowej. Co do zasady, sprawy prowadzone są w EZD RP również dla dokumentacji papierowej, tak aby zapewnić spójność ewidencji i możliwość generowania kompletnych spisów spraw.
Warto przy tym podkreślić, że EZD RP w takich przypadkach pełni funkcję systemu wspomagającego – dokumentacja źródłowa nadal pozostaje w teczce papierowej i jest wiążąca, natomiast system służy do ewidencji, obiegu korespondencji (RPW) oraz obsługi procesów (w tym wysyłki).
Pozdrawiam
Katarzyna