Czy drukowanie etykiet na dokumenty znajdujące się w kartonach składzie chronologicznym (np. pełnych odowzorowań), ma jakieś praktyczne zastosowanie i znaczenie?Czy można tą czynność pominąć?
Uważam, że jak najbardziej ma to praktyczne znaczenie. ![]()
Etykieta pozwala jednoznacznie powiązać dokument znajdujący się w składzie chronologicznym z jego metadanymi w systemie EZD RP. Ułatwia to późniejsze odszukanie dokumentu, kontrolę kompletności dokumentacji i obsługę czynności archiwalnych. Brak etykiet może utrudnić identyfikację dokumentów, szczególnie przy większej liczbie kartonów albo podczas kontroli i brakowania dokumentacji.
Ostatecznie to zależy od konkretnej jednostki i treści wynikającej z instrukcji kancelaryjnej, czy wewnętrznych procedur. ![]()
Może źle się wyraziłam: etykietę z numerem RPW to rozumiem na etapie rejestracji dokumentu. Chodziło mi o etykietę z nazwą składu, itd, drukowaną z pozycji kancelaria, składy po przyjęciu dokumentu do składu. Byłaby to druga etykieta na dokumencie.
A to faktycznie co innego. Głównym celem tej etykiety jest raczej wskazanie miejsca przechowywania dokumentu w składzie chronologicznym. Im większy zasób dokumentów i więcej osób korzystających ze składu, tym większa jej wartość praktyczna. W małych jednostkach korzyść może być ograniczona, ale przy większej skali znacznie ułatwia identyfikację i odnajdywanie dokumentów.
U nas jeszcze nie wiem, jak do tego podejdziemy, ale raczej nie bierzemy pod uwagę dodatkowego etykietowania. Przy niewielkiej liczbie dokumentów sama również zrezygnowałabym z dodatkowego oklejania.