# e-Doręczenia - zapisywanie kontaktów korespondencji przychodzącej **URL:** \ **Category:** obsługa korespondencji\ **Tags:** bezpieczeństwo\ **Created:** [28 Lipiec 2025 10:38 UTC](https://forum.ezdrp.gov.pl/t/e-doreczenia-zapisywanie-kontaktow-korespondencji-przychodzacej/2929 "2025-07-28T10:38:00Z")\ **Posts on this page:** 7\ **Page:** 1
**Autor:** ![E.L.F](https://dub1.discourse-cdn.com/flex017/user_avatar/forum.ezdrp.gov.pl/e.l.f/32/271_2.png) [@E.L.F](https://forum.ezdrp.gov.pl/u/E.L.F)\ **Data wpisu:** [28 Lipiec 2025 10:38 UTC](https://forum.ezdrp.gov.pl/t/e-doreczenia-zapisywanie-kontaktow-korespondencji-przychodzacej/2929/1 "2025-07-28T10:38:00Z")
Dzień dobry, Nie mamy na razie integracji z e-Doręczeniami i zastanawiam się w jaki sposób EZD RP podchodzi do tematów RODO. Czy jeśli do systemu wpadnie przesyłka z e-Doręczeń, to jest tworzony/aktualizowany nowy kontakt w bazie kontaktowej, czy może dane związane z nadawcą nie są trwale zapisywane w systemie? Odnosi się to również do ADE nadawcy. Moje pytanie wynika bezpośrednio z podejścia OW do ochrony danych osobowych. W przypadku kiedy mamy do czynienia z osobą fizyczną, to nie posiadamy żadnego upoważnienia aby jakiekolwiek dane (odnośnie nadawcy) udostępnione przez e-Doręczenia zapisywać w bazie systemu (OW nie jest właścicielem danych, więc nie może przekazać administrowania danymi innym podmiotom bez wyraźnej zgody właściciela danych). Z drugiej strony konieczne jest udzielenie odpowiedzi na wpływającą korespondencję - a więc konieczne są dane/adres. Z posiadanych przeze mnie informacji API e-Doręczeń nie umożliwia wysłania odpowiedzi na konkretny wpływ (co umożliwiałoby ominięcie problemu zapisywania w bazie systemu danych osobowych). W jaki sposób jest to rozwiązane w EZD RP? ---
**Autor:** ![Dominika](https://avatars.discourse-cdn.com/v4/letter/d/779978/32.png) [@Dominika](https://forum.ezdrp.gov.pl/u/Dominika)\ **Data wpisu:** [28 Lipiec 2025 10:53 UTC](https://forum.ezdrp.gov.pl/t/e-doreczenia-zapisywanie-kontaktow-korespondencji-przychodzacej/2929/2 "2025-07-28T10:53:10Z")
Dzień dobry, z tego co zauważyłam, jeżeli istniejący kontakt nie ma uzupełnionego ADE, to tworzy się nowy. ---
**Autor:** ![E.L.F](https://dub1.discourse-cdn.com/flex017/user_avatar/forum.ezdrp.gov.pl/e.l.f/32/271_2.png) [@E.L.F](https://forum.ezdrp.gov.pl/u/E.L.F)\ **Data wpisu:** [28 Lipiec 2025 12:51 UTC](https://forum.ezdrp.gov.pl/t/e-doreczenia-zapisywanie-kontaktow-korespondencji-przychodzacej/2929/3 "2025-07-28T12:51:42Z")
Czyli, z tego co rozumiem, dane o interesancie przychodzące wraz z korespondencją trafiają do bazy systemu? Jeśli tak, to jest to niezgodne z regulaminem e-Doręczeń - stanowisko OW jest tutaj takie, że nie można bez wyraźnej (bezpośredniej) zgody osoby fizycznej zapisać tych danych w lokalnej bazie systemu obiegu. ---
**Autor:** ![Sebastian](https://avatars.discourse-cdn.com/v4/letter/s/4da419/32.png) [@Sebastian](https://forum.ezdrp.gov.pl/u/Sebastian)\ **Data wpisu:** [28 Lipiec 2025 15:17 UTC](https://forum.ezdrp.gov.pl/t/e-doreczenia-zapisywanie-kontaktow-korespondencji-przychodzacej/2929/4 "2025-07-28T15:17:44Z")
rozwiń skrót OW, ponadto EZD RP nie jest systemem obiegu a system klasy EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją). Żeby Ci odpowiedzieć napisz proszę do jakich dokumentów/opinii się odwołujesz ---
**Autor:** ![E.L.F](https://dub1.discourse-cdn.com/flex017/user_avatar/forum.ezdrp.gov.pl/e.l.f/32/271_2.png) [@E.L.F](https://forum.ezdrp.gov.pl/u/E.L.F)\ **Data wpisu:** [29 Lipiec 2025 08:19 UTC](https://forum.ezdrp.gov.pl/t/e-doreczenia-zapisywanie-kontaktow-korespondencji-przychodzacej/2929/5 "2025-07-29T08:19:34Z")
Bardzo dziękuję za odpowiedź. Pisząc o OW mam na myśli operatora wyznaczonego realizacji usługi e-Doręczeń, czyli Pocztę Polską. W moim pytaniu powołuję się na aktualny _ **Regulamin świadczenia PURDE i PUH** _ oraz na _ **Politykę świadczenia PURDE** _ znajdujące się na stronie BIP Poczty Polskiej. Nie jestem ekspertem w tym temacie, aczkolwiek nasz dział RODO po przeanalizowaniu materiałów wykazał, że wg regulaminu oraz na ogólnych zasadach polityki RODO przywoływanych w regulaminie, wskazane jest, że dane osobowe przetwarzane powinny być wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usługi (PURDE/PUH) oraz do celów bezpośrednio związanych z doręczeniami. Trudno tutaj mi się jednoznacznie określić jak pogodzić założenie e-Doręczeń polegające na uproszczeniu działania administracji publicznej i ogólnej wrażliwości (szczególnie w ostatnich latach) na przestrzeganie RODO, kiedy regulamin _sugeruje_ (bo nigdzie jednoznacznie nie stanowi ani za ani przeciw), że dane nie mogą być swobodnie zapisywane w bazie systemów kancelaryjnych. Gdy jednak weźmie się pod uwagę, że w przypadku niewystarczająco precyzyjnego określenia zasad korzystania z usług stosują się zasady opisane w odpowiednich ustawach (tutaj w Rozporządzeniu o ochronie danych osobowych) należałoby założyć, że administrator nie może pozwolić na inne dysponowanie danymi osób fizycznych, dopóki użytkownik (np. urząd) nie jest w stanie wykazać odpowiedniej podstawy prawnej posiadania takich informacji. Z tego co pamiętam takie też stanowisko miała PP/COI podczas spotkań z integratorami, chociaż tutaj nie mogę się niestety powołać na żadne pisane źródło, a jak wiadomo pamięć bywa zawodna. 😉 Tak jeszcze na marginesie, to czy system obiegu nie zawiera się funkcjonalnie w systemie zarządzania dokumentacją? Zazwyczaj używałam tych terminów jako bliskoznaczne z zastrzeżeniem, że EZD będzie miał szersze zastosowanie i szczególne uwzględnienie podstaw prawnych (np. w kontekście administracji publicznej). Tutaj jeszcze dodam [link do repozytorium](https://bip.poczta-polska.pl/repozytorium/) Poczty Polskiej. ---
**Autor:** ![Sebastian](https://avatars.discourse-cdn.com/v4/letter/s/4da419/32.png) [@Sebastian](https://forum.ezdrp.gov.pl/u/Sebastian)\ **Data wpisu:** [30 Lipiec 2025 14:44 UTC](https://forum.ezdrp.gov.pl/t/e-doreczenia-zapisywanie-kontaktow-korespondencji-przychodzacej/2929/6 "2025-07-30T14:44:02Z")
W obiegu zwykle mowa o dwóch pojęciach EOD i EZD, tyko niestety to nie to samo. EOD to Elektroniczny Obieg Dokumentów, potoczne określenie [systemu informatycznego do zarządzania obiegiem zadań oraz dokumentów działającego w oparciu o mechanizmy typu workflow. EOD skupia się głównie na automatyzacji i przyspieszeniu procesów dokumentacyjnych, zaś system EZD to system do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. Jeśli chodzi o e-doręczenia - przepraszam, ale nie znalazłem w Regulaminie usługi zapisu, który by sugerował, że dane nie mogą być zapisywane w bazie systemów kancelaryjnych. Jeśli są zapisywane to tylko aby usprawnić świadczenie usługi, zresztą w EZD RP są funkcje, które ograniczają dostęp do bazy kontaktów - zostało opisane to np. tu: [https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/dostep-do-kontaktow-osob-fizycznych/](https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/dostep-do-kontaktow-osob-fizycznych/) Sam dostęp do dokumentów, które wpływają do jednostki i są z niej wysyłane mogą być ograniczone uprawnieniami w systemie. ---
**Autor:** ![E.L.F](https://dub1.discourse-cdn.com/flex017/user_avatar/forum.ezdrp.gov.pl/e.l.f/32/271_2.png) [@E.L.F](https://forum.ezdrp.gov.pl/u/E.L.F)\ **Data wpisu:** [31 Lipiec 2025 06:38 UTC](https://forum.ezdrp.gov.pl/t/e-doreczenia-zapisywanie-kontaktow-korespondencji-przychodzacej/2929/7 "2025-07-31T06:38:45Z")
Bardzo dziękuję za odpowiedź. 🙂