Dokumentacja nie stanowiąca akt sprawy

Użytkowanie i praca w systemie prowadzenie spraw
1

Witam. Bardzo proszę o odpowiedź w następującej sprawie. W JRWA jest hasło klasyfikacyjne " Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu…" i to hasło zazwyczaj może występować przy kilku symbolach klasyfikacyjnych" Jak u Państwa podchodzicie do tego hasła, czy zakładacie na nim sprawy, czy też oznaczone w EZD jak NAS ( nie stanowiące akt sprawy) . Dla przykładu podam, z Urzędu Wojewódzkiego przychodzi np . pismo w sprawie interpretacji do realizacji jakiegoś programu rządowego. Pismo praktycznie jest tylko do wiadomości. Pasuje ono do tego hasła i zastanawiam się jak prawidłowo postąpić z tym dokumentem w EZD. W instrukcji kancelaryjnej mam zapis

1. Dokumentacja nietworząca akt spraw nie jest rejestrowana w spisach spraw, lecz gromadzona w teczkach aktowych, zakładanych dla klas końcowych w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić w szczególności:

  1.  zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy;

  2.  niezamawiane oferty, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy;

  3.  publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, o ile nie przyporządkowano ich do sprawy;

  4.  dokumentacja finansowo-księgowa (np. rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe), o ile nie przyporządkowano ich do sprawy;

  5.  listy obecności;

  6.  wnioski urlopowe;

  7.  dokumentacja magazynowa;

  8.  środki ewidencyjne składnicy akt MOPS;

  9.  dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr;

  10. rejestry i ewidencje (np. środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych);

  11. dokumentacja o charakterze pomocniczym, o której mowa w § 2.

Z instrukcji wynika , że nie bardzo takie pismo mogę zakwalifikować do NAS. Proszę o dobre praktyki z Państwa strony

2

Kluczowe jest tu sformułowanie “w szczególności”. Możesz dać szerszy katalog NAS-ów niż tylko te wymienione literalnie w instrukcji