Podpisuję z kontrahentem długoterminową umowę najmu na 10 lat z możliwością przedłużenia. Zakładam sprawę w EZD. Jest to dla mnie sprawa elektroniczna. Oryginał umowy trafia do składu elektronicznego. Czy powinnam taką sprawę zawiesić czy zakończyć a w przypadku pojawienia się dokumentu w sprawie wznowić. Kiedy powinnam przekazać sprawę do archiwum?
Dzień dobry. Kwestia długości trwania sprawy jest indywidualną oceną pracownika merytorycznego/przyjętych zasad w komórce/dziale/instytucji. Sprawę można podzielić merytorycznie, czasowo w ramach np. roku kalendarzowego. Zobaczmy w tej sytuacji wymiar praktyczny dla pracownika odpowiedzialnego za dokumentowanie sprawy. Warto dopytać koordynatora czynności kancelaryjnych albo archiwistę, który może doradzić najlepsze rozwiązanie z punktu widzenia zarządzania dokumentacją w podmiocie.
W sytuacji opisywanej wyżej dokument oryginalny papierowy trafi do składu chronologicznego. Sprawa (jeśli jest oparta na czasie trwania najmu) będzie trwała 10 lat. Dokumenty oryginalne papierowe (umowa) trafią do archiwum zakładowego szybciej, ponieważ archiwizacja składu chronologicznego odbywa się po pełnych dwóch latach od zarejestrowania dokumentu. Archiwizacja składu odbywa się również w trakcie spraw “w toku”, nie musimy czekać na zakończenie sprawy.
Gdyby sprawa zakończyła się po 10 latach, pracownik kończy sprawę i archiwum w przeciągu dwóch lat może przejąć sprawę elektroniczną na stan modułu archiwum. Dalsza kwestia dotyczy kategorii archiwalnej klasy z JRWA. W przypadku spraw elektronicznych zarchiwizowanych, pracownik merytoryczny nadal ma do niej dostęp, jednak bez możliwości naniesienia zmian w metadanych.
Odłożenie a zawieszenie sprawy
Odłożenie sprawy polega na przeniesieniu jej do innej zakładki w systemie EZD RP bez wpływu na status sprawy ani bieg terminów. Sprawa znajduje się w zakładce Odłożone w celu uporządkowania listy spraw lub skupienia się na innych zadaniach. Odłożenie jest narzędziem wyłącznie porządkowym.
Zawieszenie sprawy następuje na podstawie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego (art. 97 i 98 kpa).
Zachęcam do lektury Państwa Instrukcji Kancelaryjnej oraz Instrukcji Archiwalnej. Także podręcznika EZD RP → Jaka jest różnica między odłożeniem a zawieszeniem sprawy? – Podręcznik użytkownika systemu EZD RP | Prowadzenie spraw – Podręcznik użytkownika systemu EZD RP
Dziękuję za odpowiedź. Mam jeszcze jedno pytanie. Umowa najmu ma kat. B5 a zawarta jest na 10 lat. Po dwóch pełnych latach oryginał ze składu trafi do archiwum zakładowego, pracownik będzie miał zawieszoną sprawę. Następnie po 5 latach dokument powinien być wybrakowany czy powinno się wstrzymać brakowanie do zakończenia sprawy w EZD?
Nie mamy aktualnie przepisów prawnych dot. brakowania dokumentacji ze składów chronologicznych. Więcej szczegółów mogą przedstawić odpowiednie terytorialnie Archiwa Państwowe.
Jedyne zapisy dot. brakowania dot. składów informatycznych nośników danych znajdziemy w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych:
§ 38 ust. 2 IK
Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD, jest kwalifikowana do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.
Aktualnie trwają prace nad nowelizacją Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zmiany te będą dotyczyć w dużym stopniu składów chronologicznych (choć nie tylko). Zachęcam do przeczytania i zapoznania się z planowanymi zmianami → https://www.sejm.gov.pl/sejm10.nsf/PrzebiegProc.xsp?nr=3000&SessionID=1DC571AB03F876F7FB1C12419773CC0E1554AA19
A co w przypadku umów bezterminowych które mają kat. B10. Jak powinno się prowadzić sprawę w EZD.
System EZD RP (tak samo EZD PUW) jest odwzorowaniem bezdziennikowego systemu kancelaryjnego - który w naszym kraju funkcjonuje od czasu opublikowania Uchwały Rady Ministrów z dnia 24 sierpnia 1931 r. o przepisach kancelaryjnych
w administracji publicznej - do wersji systemu teleinformatycznego i jego interfejsu. Dokumentowanie spraw elektronicznych nie różni się pod względem zasad kwalifikacji i klasyfikacji dokumentacji od spraw tradycyjnych. Różnicą jest postać dokumentowanej sprawy (tradycyjna/elektroniczna) i dokumentacji (papierowa/naturalny dokument elektroniczny).
Proszę skierować takie pytanie do KCK albo archiwisty w Państwa jednostce. To od Państwa wewnętrznych procedur i specyfiki zależy jak podejdziecie do organizacji spraw i ich dokumentowania z wykorzystaniem systemu EZD.
No dobrze a co w przypadku gdy oryginał umowy zostanie wybrakowany po okresie jego przechowywania - umowa dalej obowiązuje i trzeba będzie wszcząć postępowanie bo np. kontrahent przestanie płacić. Czy wówczas mogę posługiwać się tylko wersją elektroniczną. Co w przypadku kiedy trzeba będzie przekazać dokumenty do sądu. Czy wersja elektroniczna będzie wystarczająca.
Na etapie brakowania (konkretniej - ustalania spisów spraw do brakowania) kierownik komórki organizacyjnej może wykluczyć część spraw z brakowania.
Nie ma zasadności co do wybrakowania dokumentacji w sprawie cały czas będącej “w toku”, nawet jeśli dokumentacja papierowa ze składu chronologicznego znajduje się w archiwum zakładowym.
Dzień dobry,
zwracam uwagę, że co do zasady okres przechowywania dokumentacji typu “umowy” liczymy od jej wygaśnięcia a nie podpisania (a dokładnie określoną ilość pełnych lat licząc od roku następnego po roku zakończenia sprawy). Taką informację powinniście mieć Państwo wpisaną do JRWA (w ostaniej kolumnie pn. “Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego”).
Nie ma możliwości wybrakowania dokumentacji trwającej.
Co do funkcjonowania składów chronologicznych - to w obecnej sytuacji prawnej każde pismo przechowywane w składzie ma taka kategorię archiwalną jak sprawa do której należy. To jest właśnie powodem dla którego nikt nie wykonuje brakowania składów (bardzo dużo dłubaniny jest przy tym).
Wspomniana nowelizacja ustawy archiwalnej wprowadzi nowość w postaci uwierzytelnienia odzworowań cyfrowych, które uzyskają moc oryginałów papierowych. Wtedy składy będą mogły być szybko brakowane - dokumentacja elektroniczna pozostaje bowiem w EZD i tu jest ona przechowywana.
Miłego dnia.
Tomasz Skwarka